När någon använder ditt personnummer eller företagsuppgifter för att beställa varor, teckna avtal eller registrera ändringar utan tillåtelse handlar det om identitetsstöld. För företag kan konsekvenserna bli allvarliga – både ekonomiskt och för varumärket. Som redovisningsbyrå möter vi ibland kunder som drabbats, och vi vet att det ofta börjar med små detaljer som hade kunnat förhindras i tid.
1. Använd säker digital brevlåda
Ett enkelt sätt att minska risken för felaktig hantering av känslig information är att övergå till en säker digital brevlåda. Då får du myndighetspost digitalt i stället för på papper, med inloggning via e-legitimation. Det minskar risken att obehöriga kommer över viktig post – något som tyvärr händer oftare än man tror.
En av våra kunder, ett mindre konsultbolag, upptäckte sent att någon hade plockat ett deklarationsbrev ur den fysiska postlådan. Efter att de bytte till digital brevlåda och samtidigt stärkte sina interna rutiner slipper de både stress och pappershantering.
2. Håll koll på adressändringar
Om någon anmäler flytt till din adress kan du få ett meddelande via din brevlåda – digital eller fysisk. Svara alltid på dessa meddelanden. Genom att bekräfta att du inte känner den personen hindrar du att någon obehörig folkbokför sig på din adress och använder dina uppgifter för att öppna konton eller göra beställningar.
Vi har sett exempel där obehöriga adresserat post till företag för att komma åt kunddata. Det räcker med en snabb bekäftelse till myndigheten för att stoppa detta – och spara mycket tid och bekymmer längre fram.
3. Skydda företaget med säkra behörigheter
Ett annat viktigt steg är att hantera ombud och behörigheter säkert. Genom att lägga in en spärr mot pappersregistreringar och istället använda digitala fullmakter för att utse ombud, säkerställer du att bara rätt personer har tillgång till ditt företags uppgifter.
Många företag låter redovisningsbyrån vara ombud i olika ärenden, till exempel vid inlämning av momsdeklarationer i Skatteverkets e-tjänster. En sådan lösning ger trygghet och kontroll, eftersom åtkomsten alltid kräver stark autentisering via e-legitimation. Om du dessutom begränsar vilka som får registrera sig som ombud externt, minskar du risken för bedrägeri markant.
Hantera din e-legitimation med försiktighet
Det sista – men kanske viktigaste – rådet är att skydda din e-legitimation. Den fungerar som en digital ID-handling, och du bör aldrig logga in om någon ringer, mejlar eller sms:ar dig oväntat. Seriösa aktörer ber aldrig om detta.
Vi rekommenderar även att ha tydliga interna rutiner så ingen av misstag använder sitt BankID efter en falsk uppmaning. Det är ett enkelt men avgörande steg för att skydda företaget mot ID-intrång.
Trygghet genom ordning och struktur
Som företagare har du mycket att tänka på – från bokföring till leverantörskontakter. Men ordning på identitetshanteringen är lika viktig som ordning i bokslutet. Genom att följa stegen ovan minskar du risken för både ekonomiska och personliga problem. För många småföretagare kan det kännas tryggt att låta en erfaren redovisningsbyrå hjälpa till att se över rutinerna och säkerställa att alla processer följer gällande standard.
Ett välskött företag byggs inte bara genom god ekonomisk planering, utan också genom förebyggande säkerhetsåtgärder som visar att du tar ansvar – både för dig själv och dina kunder.
